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Indice
Introduzione Personalizza Admin - Primo avvio - SETUP Azienda Gruppi Uffici Configurazione protocollo Opzioni - Profilo azienda Dati bancari Sicurezza Organigramma Multi azienda Messaggistica Exchange Menu Configurazioni Approvazioni Approvazione Opportunità Approvazione Preventivi Archivio Categorie Documenti Parametri di condivisione Assets Categorie Assets Gestione Asset [...]
[...] Quando una commessa viene creata, il sistema mette a disposizione alcune informazioni quali la durata
degli interventi e la durata totale delle attività e degli interventi della commessa. Di seguito analizzeremo i tab di una commessa: Risorse Andiamo a definire quali risorse fanno parte della mia commessa. Ovvero, secondo una mia previsione,
quali elementi saranno impegnati nei miei interventi. Le risorse possono essere:
*Utenti: uno o più account utente di Tustena
*Team: gruppi di utenti. I team vengono creati da SETUP->Team
*Asset: [...]
[...] presente nell'oggetto e quindi inserisci i gruppi/utenti interessati, impostando se stai allargando i permessi ad utenti che altrimenti non vedrebbero l'attività oppure se li stai restringendo (impedendo ad esempio la modifica, la visualizzazione etc.)
Come si configura Per prima cosa entra in SETUP>Configurazioni, Permessi Avanzati>Sicurezza : Attiva : serve per abilitare l'utilizzo della funzionalità di sicurezza Ordine di priorità: specifichi in che ordine devono essere applicate le restrizioni che imposti Abilita filtro per [...]
[...] presente nell'oggetto e quindi inserisci i gruppi/utenti interessati, impostando se stai allargando i permessi ad utenti che altrimenti non vedrebbero l'attività oppure se li stai restringendo (impedendo ad esempio la modifica, la visualizzazione etc.)
Come si configura Per prima cosa entra in SETUP>Configurazioni, Permessi Avanzati>Sicurezza : Attiva : serve per abilitare l'utilizzo della funzionalità di sicurezza Ordine di priorità: specifichi in che ordine devono essere applicate le restrizioni che imposti Abilita filtro per [...]
Configurare al meglio la visualizzazione dei Ticket nell' Help Desk
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A seguito dell'ultimo aggiornamento (Versione 9) è stata modificata la gestione della visualizzazione dei Ticket. In questo breve How-To vedremo le varie possibilità per configurare al meglio l'Help Desk.
Nella schermata principale dei Ticket è possibile filtrare gli elementi grazie ai controlli posizionati nella barra laterale e nella barra posizionata in cima alla finestra. Barra A Tramite i 2 controlli [...]
I permessi Avanzati
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In questa sezione è possibile settare dei permessi particolari per aumentare o restringere la visibilità dell'oggetto.
Se li attivi, i permessi avanzati si presentano come un campo nell'oggetto con l'etichetta sicurezza ed un lucchetto.
Per impostare i permessi, clicca sull'icona del lucchetto: si aprirà una lookup come sotto:
1. Nella tipologia seleziona a chi applicare il permesso speciale [...]
[...] Configurazione di una Commessa
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Come prima cosa andiamo a configurare gli Stati delle commesse e degli interventi da SETUP>Configurazioni alla voce Commesse
Sotto la voce “Stato Commesse” troviamo gli stati che possiamo dare alla commessa.
Se inseriamo o modifichiamo uno di questo stati il sistema ci chiede di indicare di che tipo è lo stato che
stiamo editando. Tramite la tendina di selezione possiamo definire questa tipologia di stato. [...]
Stati degli elementi
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In questo menu [...]
[...] è stato sottoscritto visualizzare il catalogo prodotti della nostra azienda visualizzare i grafici dei report analitici che sono condivisi con l'esterno richiedere un preventivo dopo aver composto la richiesta selezionando i prodotti visionati sul catalogo Passiamo ora alla procedura di attivazione del Portal. Per prima cosa entriamo nel menu specifico di attivazione/configurazione, andando in SETUP>Configurazione Portale. Si caricherà una schermata (vedi sotto) dove andremo a settare i parametri di attivazione del modulo. Spuntiamo la voce Attiva Tustena Portal [...]
[...] Configurare il connettore di Exchange
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Questa sezione di configurazione dei settaggi globali del CRM permette di sincronizzare i contatti e gli appuntamenti di Exchange con Tustena in maniera mono o bidirezionenale. Per informazioni su come configurare Exchange per la delega degli utenti vedere l'allegato (inglese) GetFile.aspx?Page=Manuale%20IT.Exchange&File=CRM%20integration%20using%20EWS%20on%20Exchange%202010.pdf
Parametri di configurazione generale
Per prima cosa, crea [...]
Template Permessi
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Questa sezione ti consente di creare dei template da richiamare quando devi impostare dei permessi "di routine" nella sicurezza degli oggetti in modo da non dover ogni volta inserire tutte le impostazioni manualmente. Entrando nel menu fai Nuovo per creare un nuovo template oppure clicca su uno che hai già configurato per visualizzarlo/modificarlo. Nel caso di un nuovo template questa è la maschera [...]
Estensione dei Referenti dell'Opportunità In una azienda, un acquisto dipende da chi detiene effettivamente il potere decisionale di acquistare così come da altri soggetti coinvolti nel processo di implementazione ed utilizzo e che possono influenzare la decisione. I ruoli dei referenti nelle opportunità segue una classificazione stilata dai professori F.E.Webster e Y. Wind: per ogni azienda strutturata è presente un "centro di acquisto" dove gli attori presenti possono esercitare uno dei 6 ruoli di INFLUENZATORE [...]
[...] le categorie disponibili sopra elencate. Nella schermata a destra dell'elenco verrà esposto l'elenco dei campi importabili i campi importabili per una consultazione. selezionare il separatore, ovvero specifichiamo all'importatore di che tipo di file si tratta (Excel o CSV). infine clicchiamo il tasto Si caricherà la seguente finestra, dove avremo a disposizione un'anteprima dei dati:
Questo passaggio è fondamentale poichè andremo a specificare in Mappatura dei campi a quale colonna del file che abbiamo [...]
[...] processo di "Email Marketing" attraverso la creazione di una Mailing List a secondo delle necessità e degli scopi prefissati. Un sofisticato editor consente la costruzione di e-mail grafiche con campi dinamici (che variano per ogni destinatario in base ai dati registrati nel CRM). Il supporto di liste multiple permette la creazione di liste differenti per gruppi di interesse distinti, per evitare l’invio di email a destinatari non interessati e evitare la rimozione degli stessi da tutti gli invii. Uno strumento completo che non pone limiti [...]
[...] desk
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In questa sezione è possibile configurare numerosi aspetti dei ticket.
Menu Help desk Il menu si occupa della gestione dei ticket e della knowledge base. Configurazione ticket: influenza le modalità di inserimento e risoluzione dei ticket. Area d'intervento: si impostano gli operatori addetti ad una particolare area d'intervento. Tipologia del ticket: si impostano [...]
Contratti
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In questa sezione è possibile creare, modificare od eliminare i contratti con specifiche aziende clienti. Da questo modulo abbiamo la visione di tutti i contratti stipulati con la possibilità di ricercare quelli scaduti, quelli in scadenza e filtrarli tramite il box di sinistra.
Per creare un nuovo contratto cliccare nel box "Opzioni" "Nuovo Contratto" come nell'esempio: Inserire i dati generali:
Azienda contraente Proprietario all'interno della ns. azienda [...]
[...] eventi
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Scenario Vogliamo organizzare un evento a cui parteciperanno dei nostri clienti. Dovremmo inviare quindi un modulo per la registrazione in modo da tener traccia dei partecipanti e raccogliere i dati necessari. Soluzione Usufruendo di un database andremo a costruire una banca dati dove, attraverso un "WebService" implementato in una pagina Web, verranno registrate le partecipazioni all'evento e i dati dei partecipanti. Saranno forniti i sorgenti dei [...]
[...] presente solo la categoria di default.
Per aggiungere una nuova categoria (cartella di archiviazione dei files) cliccare su . Si aprirà una schermata dove inserire la configurazione della nuova cartella
Categoria: il nome della cartella che si desidera creare Categoria di Appartenenza: definisce se la cartella che stiamo creando è una directory principale oppure una sottocartella di una già esistente Associa a categoria predefinita: è possibile associare la cartella ad una tipologia prevista in Tustena per l'archiviazione, in modo da rendere automatico il processo [...]
Modalità d'uso per la fatturazione dei contratti In questa pagina di configurazione vai a specificare la modalità d'uso di tutto il modulo service.
Esistono infatti 2 modalità: .
Modalità standard: si tratta della "vecchia" modalità, dove si va a fatturare il contratto in sé, in quanto ha un costo comprensivo di tutti gli eventuali servizi Modalità a servizi: con questa modalità non si fattura il contratto bensì i servizi che sono salvati al suo interno; è la modalità più flessibile e consigliata in quanto per un contratto un cliente [...]
[...] importate capire che la fascia lavorativa va a impattare sul calcolo delle date di scadenza e di creazione degli oggetti all’interno del flusso. Ad esempio, se creiamo una fascia lavorativa da Lunedì e Venerdì, dalle 9 alle 17 (8 ore), quando verrà creata un’attività, la data di scadenza sarà calcolata in base alla fascia. Se l’attività è stata configurata “+1 giorno”, ovvero 24 ore, e siamo il Lunedì mattina alle 10:00, il sistema calcola le 24 ore in base alla fascia, quindi la data di scadenza sarà il Giovedì alle 10:00. Si siamo il Mercoledì alle 10:00 la data di scadenza [...]
[...] Categorie cliccando sull'iconcina adibita; un prodotto che non sia Attivo comparirà barrato nella lista dei prodotti; Pubblica indica se un prodotto sarà pubblicato sul catalogo; selezionare la Data Di Validità oltre la quale il prodotto non sarà più disponibile compilando direttamente il campo digitandola (in formato dd/MM/yyyy, dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando sull'icona del calendario: In tal modo sarà possibile selezionare direttamente la data dal calendario, cliccando sul giorno desiderato. il campo [...]
[...] Questa particolare sezione permette all'azienda designata (dall'Administrator) la gestione avanzata dei ticket tramite il Portal. Scenario L'azienda TeleNet S.p.a (utilizza Tustena CRM) desidera gestire i Ticket assegnandoli ad un'altra azienda partner,AssoTen S.p.a (non utilizza Tustena CRM), che si occupa di determinate attività (assistenza tecnica) legate a TeleNet. Desidera inoltre, poter tener traccia di tutte le attività di evasione ticket e degli operatori assegnati. Soluzione L'assegnazione di Ticket ad aziende esterne è possibile [...]
Barra dei comandi in anagrafica
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Il menu contrstuale che ocmpare cliccando il tasto Comandi permette di effettuare le seguenti operazioni sulla scheda o sui dati contenutivi: Log di modifica - Visualizza l'elenco di tutte le modifiche apportata alla scheda, riportando il Campo modificato, il Valore precedente , il Valore Attuale , la Data di modifica e l' Operatore . Stampa - Stampa la scheda. Invia tramite e-mail - Invia la scheda via email ad un indirizzo da selezionare. Aggiungi ai preferiti - Inserisce l'azienda nei preferiti [...]
[...] predefiniti: selezionando questa casella i titoli predefiniti saranno selezionabili anche all'interno degli argomenti della knowledge base. Usa knowledge base con campi testabili: questa opzione permette di utilizzare argomenti della knowledge base come test per la diagnosi automatica relativa a problemi riguardanti l'articolo selezionato, onde permettere all'utente l'eventuale risoluzione del problema prima di generare il ticket. Attenzione! È necessario che siano selezionate tutte le 5 opzioni affinchè sia possibile generare test automatici nei ticket. Titoli predefiniti: [...]
[...] pagina iniziale.
Permette di effettuare una ricerca veloce tra diversi tipi di scheda. La gestione dei parametri è impostabile da Filtri di ricerca nel menù Opzioni
Utile per eseguire calcoli senza perdere tempo.
Permette di accedere rapidamente alle ultime schede visualizzate.
Cliccando su
sarà possibile configurare i preferiti ( Gestione preferiti ).
Cliccando su
sarà possibile ridurre la relativa casella.
Barra laterale in Agenda Permette di modificare la visualizzazione delle voci presenti in Agenda per aggiungere o rimuovere elementi nella [...]
[...] spedizione : viene selezionato alla scelta del cliente, è possibile modificarlo se nella scheda azienda sono stati inseriti precedentemente degli indirizzi secondari. Partita IVA cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Codice fiscale cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Nostro riferimento : da inserire Vostro riferimento : da inserire Informazioni Creato da : compare il nome di chi ha creato il documento Data inserimento : compare la data di creazione [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
Categorie Documenti
Le categorie dei documenti non sono altro che le cartelle che creiamo all'interno dell'archivio per una migliore organizzazione dei file che salviamo nel CRM.
Possiamo creare quante categorie ci servono; tuttavia, ci sono alcune categorie che ti consigliamo di creare ed associare ad una categoria predefinita . Le categorie predefinite servono per aiutare il CRM nell'archiviazione automatica dei documenti: ad esempio, se crei una cartella per l'archiviazione dei [...]
[...] perchè Tustena non riesce a connettersi alla casella di posta.
Una volta confermata la correttezza dei dati inseriti, possiamo procedere a terminare la configurazione dell'account:
Nome di invio : il nome del mittente che comparirà nei messaggi di posta che riceveranno i destinatari Email di invio : l'indirizzo email dal quale partiranno i messaggi Default Email : la prima email che verrà proposta per l'invio dei messaggi (al primo messaggio inviato dopo l'accesso in Tustena) Visualizza solo le cartelle sottoscritte : si potranno visualizzare [...]
[...] sezione permette di impostare alcune opzioni relative al proprio account: è del tutto analoga alle schede degli utenti ( Informazioni utente ), ma non permette di modificare la maggior parte dei dati personali, in quanto quest'area è pensata per essere accessibile a tutti (impostare in ( Menu ) quali utenti potranno accedervi). Le differenze sono che non è possibile: modificare i propri dati personali, eccetto e-mail e password ( Informazioni utente ). modificare l'assegnazione dei listini ( Configurazione [...]